Inventarieri

Ce sunt Inventarierile?

Pagina Inventarieri este utilizată pentru a efectua verificări fizice ale stocului în depozitul clinicii dvs. Vă ajută să comparați cantitatea numărată fizic în depozit cu cantitatea înregistrată în prezent în sistem.

Inventarierile sunt utile când trebuie să verificați că înregistrările depozitului corespund stocului real disponibil. Dacă se găsesc diferențe, inventarierea aprobată actualizează sistemul prin înregistrarea corecțiilor de stoc necesare, păstrând în același timp un registru al inventarierii și al efectului său asupra istoricului inventarului.

Această pagină este deosebit de utilă în timpul verificărilor de rutină ale stocului, revizuirilor lunare sau periodice, investigațiilor de discrepanțe și renumărărilor complete ale depozitului.

Cum să deschideți Inventarierile

1. Conectați-vă la portalul aplicației.
2. Din meniul de navigare din stânga, deschideți Depozit.
3. Selectați Inventarieri.

Pagina se deschide ca o listă de documente de inventariere, unde puteți crea numărători noi, examina cele existente și urmări starea lor.

La ce se folosesc Inventarierile

Inventarierile ajută clinica dvs. să verifice acuratețea stocului depozitului și să corecteze diferențele dintre cantitățile înregistrate și cele reale.

Pot fi utilizate pentru:

• verificări periodice ale stocului depozitului
• renumărări complete ale stocului
• verificări punctuale pentru articole selectate
• investigarea discrepanțelor de stoc
• corectarea stocului după erori operaționale
• alinierea datelor depozitului cu inventarul fizic

În loc să editați cantitățile direct fără documentație, inventarierile oferă o modalitate structurată de verificare și corectare a stocului, păstrând un registru clar al ce a fost numărat și de ce.

Stările inventarierii

Documentele de inventariere pot trece de obicei prin diferite stări în timpul procesului.

În funcție de fluxul dvs. de lucru, puteți vedea stări precum:

Ciornă

Inventarierea a fost creată dar nu a fost finalizată încă. În starea de ciornă, utilizatorii pot continua să adauge articole numărate, să editeze cantități și să introducă note sau motive.

Aprobată

Inventarierea a fost finalizată și aprobată. Odată aprobată, sistemul aplică corecțiile de stoc necesare și stochează rezultatul în istoricul stocului.

Numele exacte ale stărilor pot varia în funcție de configurația dvs., dar ideea de bază este că o inventariere se pregătește mai întâi și afectează stocul abia după aprobare.

Crearea unei noi inventarieri

Pentru a începe o nouă verificare fizică a stocului:

1. Deschideți pagina Inventarieri.
2. Faceți clic pe Inventariere Nouă.
3. Creați documentul de inventariere.
4. Adăugați articolele care au fost numărate fizic.
5. Introduceți cantitatea numărată pentru fiecare articol.
6. Adăugați un motiv sau o notă dacă este necesar.
7. Salvați inventarierea ca ciornă dacă doriți să continuați mai târziu, sau aprobați-o odată ce revizuirea este completă.

Aceasta permite echipei dvs. să pregătească inventarierea cu atenție înainte ca orice corecții de stoc să fie înregistrate.

Ce informații pot fi incluse într-o inventariere

În funcție de configurația dvs., o inventariere poate include următoarele informații:

Data documentului

Data documentului de inventariere.

Depozit sau locație

Depozitul, camera de depozitare sau locația unde a fost efectuată verificarea fizică a stocului.

Articole numărate

Produsele care au fost verificate fizic în timpul inventarierii.

Cantitatea așteptată

Cantitatea înregistrată în prezent în sistem înainte ca inventarierea să fie aprobată.

Cantitatea numărată

Cantitatea numărată fizic de utilizator sau personal în timpul verificării stocului.

Diferența

Diferența dintre cantitatea așteptată și cantitatea numărată.

Exemple:

• așteptat 150, numărat 145 → diferență -5
• așteptat 80, numărat 100 → diferență +20

Motivul

Un motiv care explică de ce a fost efectuată inventarierea sau de ce este necesară o corecție.

Exemple:

• renumărare completă a stocului
• discrepanță găsită în timpul revizuirii
• stoc deteriorat sau lipsă descoperit
• corecție depozit după verificare manuală
• inventariere lunară periodică

Note

Comentarii interne suplimentare despre inventariere, procesul de numărare sau constatări specifice.

Cum funcționează inventarierile

Scopul principal al unei inventarieri este să compare cantitățile așteptate cu cantitățile numărate fizic.

Cantitatea așteptată

Aceasta este cantitatea stocată în prezent în sistem înainte ca inventarierea să fie aprobată.

Cantitatea numărată

Aceasta este cantitatea găsită fizic în depozit în timpul inventarierii.

Dacă cantitatea numărată corespunde cantității așteptate, nu este necesară nicio corecție.

Dacă cantitatea numărată este diferită, sistemul pregătește o corecție de stoc care va fi înregistrată când inventarierea este aprobată.

Aceasta face din inventarieri o modalitate controlată de a corecta inventarul în loc să modificați cantitățile manual fără documentație.

Aprobarea unei inventarieri

Odată ce inventarierea a fost revizuită și este gata:

1. Deschideți ciorna inventarierii.
2. Confirmați cantitățile numărate și diferențele.
3. Revizuiți motivul și orice note.
4. Aprobați inventarierea.

După aprobare, sistemul înregistrează corecțiile de stoc necesare pentru toate diferențele incluse în inventariere.

De exemplu:

• dacă sistemul arată 100 și cantitatea numărată este 90, stocul poate fi corectat cu -10
• dacă sistemul arată 50 și cantitatea numărată este 60, stocul poate fi corectat cu +10

Inventarierile aprobate ajută la alinierea sistemului depozitului cu stocul fizic real.

Cum afectează inventarierile aprobate stocul

Odată ce o inventariere este aprobată:

• sistemul compară cantitățile așteptate și numărate
• se înregistrează corecții de stoc pentru diferențe
• disponibilitatea depozitului este actualizată
• corecția devine parte din istoricul mișcărilor de stoc
• rezultatul inventarierii rămâne stocat ca document de depozit pentru revizuire ulterioară

Aceasta asigură că corecțiile de stoc efectuate în timpul unei verificări fizice a inventarului rămân trasabile.

Inventarierile în Istoricul Operațiunilor

Inventarierile aprobate nu actualizează doar cantitățile — ele creează și un istoric trasabil al inventarului.

După aprobare, rezultatul poate apărea în Istoricul Operațiunilor ca corecții de stoc sau intrări de mișcare aferente, în funcție de configurația depozitului dvs.

Aceasta ajută clinica dvs. să revizuiască ulterior:

• ce articole au fost corectate printr-o inventariere
• care au fost cantitățile originale și cele numărate
• când a fost înregistrată corecția
• cine a efectuat-o sau a aprobat-o
• ce motiv a fost înregistrat pentru inventariere

De ce sunt importante Inventarierile

Pagina Inventarieri ajută clinica dvs. să:

• verifice dacă stocul din sistem corespunde stocului real din depozit
• identifice cantități lipsă, în plus sau înregistrate incorect
• corecteze discrepanțele de inventar într-un mod controlat
• păstreze un istoric clar al verificărilor fizice ale stocului
• reducă erorile de stoc în timp
• îmbunătățească încrederea în datele depozitului și raportare

Este unul dintre cele mai importante instrumente pentru menținerea unor înregistrări precise ale depozitului.

Bune practici

Pentru a utiliza Inventarierile mai eficient:

• Efectuați inventarieri în mod regulat, în special pentru articolele importante sau cu mișcare rapidă
• Utilizați ciorne de inventariere când revizuirea va dura mult sau va implica mai mulți membri ai personalului
• Introduceți întotdeauna un motiv clar pentru inventariere sau corecție când este posibil
• Verificați de două ori cantitățile numărate înainte de aprobare
• Aprobați inventarierile numai după ce verificarea fizică este completă
• Examinați corecțiile de stoc în Istoricul Operațiunilor după aprobare, în special când se găsesc diferențe mari

Note importante

• O inventariere afectează de obicei stocul numai după ce este aprobată.
• Câmpurile exacte, stările și fluxul de aprobare pot varia în funcție de configurația depozitului dvs.