Инвентаризации

Какво представляват Инвентаризациите?

Страницата Инвентаризации се използва за извършване на физически проверки на складовите наличности в клиниката. Тя помага да сравните количеството, което е преброено реално в склада, с количеството, което в момента е записано в системата.

Инвентаризациите са полезни, когато трябва да потвърдите, че складовите записи отразяват реалната наличност. Ако бъдат открити разлики, одобрената инвентаризация актуализира системата, като осчетоводява необходимите корекции и същевременно запазва запис за самата проверка и влиянието ѝ върху историята на склада.

Тази страница е особено полезна при регулярни инвентаризации, месечни или периодични проверки, разследване на разминавания и пълно преброяване на склада.

Как да отворите „Инвентаризации"

1. Влезте в портала.
2. От лявото меню отворете Склад.
3. Изберете Инвентаризации.

Страницата се отваря като списък с документи за инвентаризация, откъдето можете да създавате нови, да преглеждате съществуващи и да следите техния статус.

За какво се използват инвентаризациите

Инвентаризациите помагат на клиниката да провери точността на складовите наличности и да коригира разликите между записаните и реалните количества.

Те могат да се използват за:

• периодични проверки на склада
• пълно преброяване на наличностите
• частични проверки на избрани артикули
• разследване на разминавания в количествата
• корекции след оперативни грешки
• синхронизиране на складовите данни с физическата наличност

Вместо количествата да се редактират директно без следа, инвентаризацията осигурява структуриран начин за проверка и корекция на склада с ясен запис какво е преброено и защо.

Статуси на инвентаризация

Документите за инвентаризация обикновено преминават през различни статуси по време на процеса.

В зависимост от настройките може да виждате статуси като:

Чернова

Инвентаризацията е създадена, но все още не е финализирана. В статус Чернова потребителите могат да продължат да добавят артикули, да редактират количества и да въвеждат бележки или причини.

Одобрена

Инвентаризацията е финализирана и одобрена. След одобрение системата прилага необходимите складови корекции и записва резултата в историята на наличностите.

Имената на статусите може да се различават според конфигурацията, но основната логика е, че инвентаризацията първо се подготвя, а влиянието върху склада настъпва едва след одобрение.

Създаване на нова инвентаризация

За да започнете нова физическа проверка на наличностите:

1. Отворете страницата Инвентаризации.
2. Натиснете Нова инвентаризация.
3. Създайте документа за инвентаризация.
4. Добавете артикулите, които са били физически преброени.
5. Въведете преброеното количество за всеки артикул.
6. Добавете причина или бележка, ако е необходимо.
7. Запазете инвентаризацията като чернова, ако искате да продължите по-късно, или я одобрете, когато прегледът е завършен.

Това позволява на екипа да подготви инвентаризацията внимателно, преди системата да осчетоводи корекциите.

Каква информация може да съдържа една инвентаризация

В зависимост от настройките на системата, инвентаризацията може да включва следната информация:

Дата на документа

Датата на документа за инвентаризация.

Склад или локация

Складът, помещението или локацията, в която е извършена физическата проверка.

Преброени артикули

Продуктите, които са били физически проверени по време на инвентаризацията.

Очаквано количество

Количеството, което в момента е записано в системата преди одобрението на инвентаризацията.

Преброено количество

Количеството, което е преброено физически от потребителя или служителя по време на проверката.

Разлика

Разликата между очакваното количество и преброеното количество.

Примери:

• очаквано 150, преброено 145 → разлика -5
• очаквано 80, преброено 100 → разлика +20

Причина

Причина, която обяснява защо е извършена инвентаризацията или защо е необходима корекция.

Примери:

• пълно преброяване на склада
• установено разминаване при проверка
• открита липсваща или повредена стока
• складова корекция след ръчна проверка
• месечна инвентаризация

Бележки

Допълнителни вътрешни коментари относно инвентаризацията, процеса на броене или конкретни констатации.

Как работят инвентаризациите

Основната цел на инвентаризацията е да сравни очакваното количество с реално преброеното количество.

Очаквано количество

Това е количеството, което системата показва преди инвентаризацията да бъде одобрена.

Преброено количество

Това е количеството, което реално е намерено в склада при физическата проверка.

Ако преброеното количество съвпада с очакваното, не е необходима корекция.

Ако има разлика, системата подготвя складова корекция, която ще бъде осчетоводена при одобрение на инвентаризацията.

Това прави инвентаризациите контролиран начин за корекция на наличности, вместо ръчно променяне на количества без документация.

Одобряване на инвентаризация

Когато инвентаризацията е прегледана и е готова:

1. Отворете черновата на инвентаризацията.
2. Потвърдете преброените количества и разликите.
3. Прегледайте причината и бележките.
4. Одобрете инвентаризацията.

След одобрение системата осчетоводява необходимите складови корекции за всички разлики, включени в документа.

Например:

• ако системата показва 100, а преброеното количество е 90, складът може да бъде коригиран с -10
• ако системата показва 50, а преброеното количество е 60, складът може да бъде коригиран с +10

Одобрените инвентаризации помагат складовата система да се изравни с реалната физическа наличност.

Как одобрените инвентаризации влияят на наличността

След одобрение на инвентаризацията:

• системата сравнява очакваните и преброените количества
• осчетоводяват се складови корекции за разликите
• наличността се актуализира
• корекцията става част от историята на движенията
• резултатът от инвентаризацията остава запазен като складов документ за бъдещ преглед

Това гарантира, че корекциите, направени по време на физическа проверка, остават проследими.

Инвентаризациите в История на операциите

Одобрените инвентаризации не само актуализират количествата — те също така създават проследима складова история.

След одобрение резултатът може да се появи в История на операциите като складови корекции или свързани движения, в зависимост от конфигурацията на системата.

Това помага на клиниката по-късно да прегледа:

• кои артикули са били коригирани чрез инвентаризация
• какви са били очакваните и преброените количества
• кога е била осчетоводена корекцията
• кой е извършил или одобрил инвентаризацията
• каква причина е била записана

Защо Инвентаризациите са важни

Страницата Инвентаризации помага на клиниката да:

• провери дали количествата в системата съвпадат с реалните складови наличности
• открие липси, излишъци или неправилно записани количества
• коригира разминаванията по контролиран начин
• поддържа ясна история на физическите проверки
• намали грешките в склада с течение на времето
• подобри доверието в складовите данни и справките

Това я прави една от най-важните страници за поддържане на точни складови записи.

Добри практики

За да използвате Инвентаризациите по-ефективно:

• Извършвайте инвентаризации редовно, особено за важни или бързооборотни артикули
• Използвайте чернови, когато проверката ще отнеме време или ще се извършва от повече от един служител
• Винаги посочвайте ясна причина за инвентаризацията или корекцията, когато е възможно
• Проверявайте преброените количества внимателно преди одобрение
• Одобрявайте инвентаризацията само след приключване на физическата проверка
• Преглеждайте корекциите в История на операциите след одобрение, особено когато има големи разлики

Важно

• Инвентаризацията обикновено влияе на наличността едва след одобрение.
• Точните полета, статуси и процес на одобрение могат да се различават според настройките на склада.