Доставки

Какво представляват Доставките?

Страницата Доставки се използва за регистриране на стока, получена от доставчици в склада на клиниката. Тя помага да поддържате структуриран запис за входящите продукти — кой ги е доставил, кога са получени, какви количества са постъпили и как следва да бъдат отчетени в наличността.

Всяка доставка представлява складов документ за входяща стока. След като бъде записана и одобрена, тя актуализира наличността в склада и добавя съответен запис в историята на движенията, което прави целия процес по получаване на стоката проследим.

Страницата е подходяща за медикаменти, консумативи, почистващи продукти, оборудване и всички други артикули, които постъпват в склада чрез доставки от доставчици.

Как да отворите страницата „Доставки"

1. Влезте в портала.
2. От лявото меню отворете Склад.
3. Изберете Доставки.

Страницата се отваря като списък с вече създадени записи за доставки, откъдето можете да преглеждате, създавате и управлявате документи за входяща стока.

Каква информация може да се записва в една доставка

Всяка доставка може да съдържа информация за самия документ, както и един или повече редове с артикули. В зависимост от настройките на системата, записът за доставка може да включва следните полета:

Дата на доставка

Датата, на която стоката е доставена в клиниката или склада.

Доставчик

Доставчикът или контрагентът, който е предоставил доставените артикули.

Приета от

Служителят, който е приел или регистрирал доставката в системата.

Референция към фактура

Номер на фактура, номер на документ или друга референция от доставчика, свързана с доставката.

Валута

Валутата, използвана за доставката и ценовите стойности.

Бележки

Допълнителни вътрешни бележки, свързани с доставката — например забележки при приемане, проблеми с опаковката, повредени артикули или коментари за доставчика.

Редове с артикули в доставката

Всяка доставка може да съдържа един или повече редове с артикули, представящи реално получените продукти. За всеки ред обикновено можете да въведете:

Артикул — складовият продукт, който е получен.

Количество — полученото количество от този артикул.

Покупна цена — единичната покупна цена на доставения артикул.

ДДС — процентът ДДС, приложим към артикула, ако е необходим за складова оценка, фактуриране или счетоводни процеси.

Срок на годност — срокът на годност на получената партида, когато в склада се използва проследяване по срок.

Създаване на нова доставка

За да регистрирате входяща стока от доставчик:

1. Отворете страницата Доставки.
2. Натиснете Добавяне на доставка.
3. Попълнете информацията за документа:
   • дата на доставка
   • доставчик
   • служител, приел доставката
   • референция към фактура
   • валута
   • бележки
4. Добавете продуктите от доставката като редове с артикули.
5. За всеки ред попълнете необходимите данни:
   • артикул
   • количество
   • покупна цена
   • ДДС
   • срок на годност, ако е приложимо
6. Запазете доставката.
7. Одобрете доставката, ако работният ви процес изисква одобрение преди осчетоводяване на наличността.

След одобрение количествата от доставката се добавят към складовата наличност.

Как доставките влияят на наличността

Доставките са пряко свързани със складовата наличност. Когато една доставка бъде одобрена:

• получените количества се добавят към наличността
• складовите данни се актуализират
• стойността на склада може да бъде преизчислена според въведените покупни цени
• създава се запис в историята на движенията за проследимост
• получените артикули стават видими в страниците за наличности и свързаните складови изгледи

Това прави доставките един от основните начини, по които стоката влиза в складовата система.

Проследимост и история на движенията

Едно от основните предимства на записите за доставки е проследимостта. Тъй като доставките създават история на движенията, клиниката може по-късно да провери:

• кога даден артикул е влязъл в склада
• от кой доставчик е получен
• в какво количество е доставен
• каква покупна цена и ДДС са били записани
• кой служител е регистрирал или приел доставката
• дали е бил въведен срок на годност за получената стока

Преглед и управление на записи за доставки

Страницата Доставки може да се използва и за преглед на вече въведени доставки от доставчици. В зависимост от правата и начина на работа, може да имате възможност да:

• отворите съществуваща доставка
• прегледате детайлите на документа и редовете с артикули
• проверите доставчик и информация за фактура
• потвърдите получените количества и цени
• изтриете чернова или погрешно въведена доставка
• управлявате доставката преди окончателното ѝ одобрение

Защо страницата „Доставки" е важна

Страницата Доставки помага на клиниката да:

• регистрира входяща стока по структуриран начин
• свързва получените артикули с доставчици и фактури
• поддържа точни количества и коректна стойност на наличността
• съхранява ясна история за получените складови артикули
• подпомага проследяването на срокове на годност за новопостъпили продукти
• подобрява проследимостта на складовите операции

Това е една от основните страници за управление на начина, по който стоката постъпва в склада.

Добри практики

За да използвате Доставките по-ефективно:

• Записвайте доставките веднага след получаване на стоката
• Проверявайте внимателно доставчика, количествата и покупните цени преди одобрение
• Добавяйте срок на годност, когато е наличен, особено за медикаменти и консумативи
• Използвайте последователно референциите към фактури за по-лесен вътрешен преглед и сверяване
• Преглеждайте редовете с артикули внимателно преди одобрение
• Ограничавайте изтриването или корекциите на вече одобрени доставки според вътрешните правила на клиниката

Важно

• Наличните полета за доставка могат да се различават според настройките на склада и активираните функционалности.
• Някои действия, като редактиране, одобрение или изтриване на доставки, може да зависят от потребителските права.