Контрагенти

Какво представляват Контрагентите?

Страницата Контрагенти се използва за управление на външните фирми и партньори, с които клиниката работи в складовия модул. Тези записи могат да представляват доставчици, клиенти, производители, дистрибутори или други организации, свързани със складовите операции.

Вместо едни и същи фирмени данни да се въвеждат всеки път при създаване на доставка, продажба или складов документ, контрагентите позволяват информацията за партньора да бъде въведена веднъж и използвана повторно в системата.

Това подобрява последователността на данните, ускорява създаването на документи и помага складовите записи да бъдат по-пълни и по-добре организирани.

Как да отворите „Контрагенти"

1. Влезте в портала.
2. От лявото меню отворете Склад.
3. Изберете Контрагенти.

Страницата се отваря като списък със записани контрагенти, откъдето можете да ги преглеждате, търсите, филтрирате, създавате и управлявате.

За какво се използват контрагентите

Контрагентите се използват за съхраняване на фирмените данни на организациите, с които клиниката работи в складовия процес.

Те могат да се използват за:

• доставчици, които доставят стока на клиниката
• клиенти, които купуват стока от клиниката
• производители, свързани с продукти или доставки
• дистрибутори, участващи в доставки или препродажба
• други бизнес партньори, свързани със складови документи

След като един контрагент бъде създаден, данните му могат да се използват повторно в:

• Доставки
• Продажби
• складови документи
• вътрешни складови записи и справки

Това намалява повторното ръчно въвеждане и прави документите по-надеждни.

Каква информация може да съдържа един контрагент

В зависимост от настройките на склада, записът за контрагент може да включва различни фирмени данни.

Име

Юридическото или работното име на фирмата/бизнес партньора.

Тип или роля

Ролята на контрагента в складовия процес.

Примери:

• Доставчик
• Клиент
• Производител
• Дистрибутор
• Друг тип партньор

Някои контрагенти могат да имат повече от една роля, в зависимост от начина, по който клиниката работи с тях.

ДДС номер

ДДС регистрационният номер на фирмата, ако е приложимо.

Това е полезно за документи, свързани с фактуриране и складови операции.

Регистрационен номер

Фирмен регистрационен номер или друг идентификатор на дружеството, в зависимост от държавата и вида на бизнеса.

Данни за контакт

Контрагентите могат да включват информация за контакт като:

• лице за контакт
• имейл адрес
• телефонен номер

Това улеснява екипа при намиране на правилния бизнес контакт при доставки, продажби или складови корекции.

Държава

Държавата, в която контрагентът е регистриран или оперира.

Предпочитана валута

Валутата, която обикновено се използва при работа с този контрагент.

Това може да помогне за стандартизиране на цените и документите при доставки или продажби.

Адрес

Официалният или оперативният адрес на контрагента.

ДДС статус

Информация дали фирмата е регистрирана по ДДС или как трябва да се третира ДДС в документите, в зависимост от бизнес процеса.

Бележки

Допълнителни вътрешни бележки, които помагат на екипа да разбере как да използва контрагента или какви важни оперативни особености има този партньор.

Създаване на нов контрагент

За да добавите нов бизнес партньор:

1. Отворете страницата Контрагенти.
2. Натиснете Добавяне на контрагент.
3. Въведете данните за фирмата или бизнес партньора.
4. Изберете подходящия тип или роля.
5. Добавете ДДС номер, регистрационен номер, контакти и друга релевантна информация.
6. Запазете записа.

След създаване контрагентът става достъпен за повторна употреба в складовите операции.

Използване на контрагентите в доставки

Контрагентите са особено полезни при създаване на доставки.

Например, когато стока се получава от доставчик, документът за доставка може да използва съществуващ запис за контрагент, вместо потребителят да въвежда данните на доставчика ръчно всеки път.

Това помага документите за доставка да останат последователни чрез повторно използване на:

• име на доставчика
• ДДС данни
• регистрационни данни
• адрес
• контактна информация
• предпочитана валута

Така се намаляват грешките, причинени от ръчно преписване.

Използване на контрагентите в продажби

Контрагентите могат да се използват повторно и в продажби, когато стока се продава на друга фирма или организация.

Вместо данните на клиента да се въвеждат ръчно за всяка продажба, потребителят може да избере съществуващ контрагент и да използва вече записаната бизнес информация.

Това улеснява стандартизирането на документите за продажба и прави клиентските складови записи по-подредени.

Защо контрагентите подобряват качеството на складовите документи

Контрагентите подобряват качеството на складовите данни, защото централизират информацията за бизнес партньорите на едно място.

Това помага на клиниката да:

• избегне многократно ръчно въвеждане
• намали разминаванията в имената на фирмите в различни документи
• използва коректно ДДС и регистрационни данни
• подготвя по-бързо доставки и продажби
• поддържа по-чисти записи за доставчици и клиенти
• създава по-пълни и по-лесни за преглед складови документи

На практика контрагентите действат като централен източник на истина за данните на бизнес партньорите, използвани в складовите операции.

Търсене и филтриране на контрагенти

В зависимост от настройките страницата Контрагенти може да позволява търсене и филтриране по:

• име на фирма
• тип или роля
• статус
• архивен статус

Това е полезно, когато клиниката работи с много доставчици, клиенти или други партньори и трябва бързо да намери правилния запис.

Например потребителите могат да филтрират само:

• доставчици
• клиенти
• активни контрагенти
• архивирани контрагенти

Активни и архивирани контрагенти

Някои конфигурации на склада могат да поддържат различни статуси, като активни и архивирани контрагенти.

Активни контрагенти

Това са бизнес партньори, които в момента са достъпни за нормална употреба в складови операции като доставки и продажби.

Архивирани контрагенти

Архивираните контрагенти остават в системата за история и проследимост, но може вече да не се използват в текущите процеси, в зависимост от конфигурацията.

Архивирането е полезно, когато:

• доставчикът вече не е активен
• отношенията с клиент са приключили
• даден дистрибутор или производител вече не се използва
• старите записи трябва да се запазят, без да се показват в основния списък с активни контрагенти

Това поддържа складовите данни по-чисти, без да се губи историята.

Защо страницата „Контрагенти" е важна

Страницата Контрагенти помага на клиниката да:

• съхранява данните за доставчици и клиенти на едно място
• използва повторно информацията за партньори в доставки, продажби и складови документи
• намали повторното ръчно въвеждане
• поддържа фирмените данни по-структурирани и последователни
• подобри точността на документите и оперативната ефективност
• запази по-добри складови записи в дългосрочен план

Макар контрагентите да не променят директно наличностите, те са ключова част от точната складова документация и управлението на бизнес партньори.

Добри практики

За да използвате Контрагенти по-ефективно:

• Създавайте запис за контрагент преди да го използвате в доставки или продажби
• Използвайте последователни имена на фирми, за да избегнете дублиране
• Попълвайте внимателно ДДС и регистрационни данни, когато са нужни за документи
• Добавяйте контактна информация, която реално е полезна за складовия и административния екип
• Архивирайте стари контрагенти вместо да ги изтривате, ако вече са свързани с документи
• Преглеждайте периодично записите за доставчици и клиенти, за да бъдат актуални

Важно

• Контрагентите се използват за съхраняване на данни за бизнес партньори, а не за директна промяна на наличностите.
• Наличните полета могат да се различават според конфигурацията на склада.
• Някои контрагенти могат да имат повече от една роля, например едновременно доставчик и дистрибутор.