Αντισυμβαλλόμενοι

Τι είναι οι Αντισυμβαλλόμενοι;

Η σελίδα Αντισυμβαλλόμενοι χρησιμοποιείται για τη διαχείριση των εξωτερικών επιχειρήσεων και εταίρων με τους οποίους συνεργάζεται η κλινική σας στη μονάδα αποθήκης. Αυτές οι εγγραφές μπορούν να αντιπροσωπεύουν προμηθευτές, πελάτες, κατασκευαστές, διανομείς ή άλλες οργανώσεις που εμπλέκονται σε λειτουργίες που σχετίζονται με απόθεμα.

Αντί να εισάγετε τα ίδια στοιχεία εταιρείας κάθε φορά που δημιουργείτε μια παράδοση, πώληση ή έγγραφο αποθήκης, οι αντισυμβαλλόμενοι σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε πληροφορίες εταίρου μία φορά και να τις επαναχρησιμοποιείτε στο σύστημα.

Αυτό βελτιώνει τη συνέπεια δεδομένων, επιταχύνει τη δημιουργία εγγράφων και βοηθά στη διατήρηση αρχείων αποθήκης πιο πλήρων και οργανωμένων.

Πώς να ανοίξετε τους Αντισυμβαλλόμενους

1. Συνδεθείτε στην πύλη της εφαρμογής.
2. Από το αριστερό μενού πλοήγησης, ανοίξτε την Αποθήκη.
3. Επιλέξτε Αντισυμβαλλόμενοι.

Η σελίδα ανοίγει ως λίστα αποθηκευμένων εγγραφών αντισυμβαλλόμενων, όπου μπορείτε να αναθεωρείτε, αναζητάτε, φιλτράρετε, δημιουργείτε και διαχειρίζεστε επιχειρηματικούς εταίρους που χρησιμοποιούνται στις λειτουργίες αποθήκης.

Για τι χρησιμοποιούνται οι αντισυμβαλλόμενοι

Οι αντισυμβαλλόμενοι χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση επιχειρηματικών στοιχείων οργανισμών με τους οποίους αλληλεπιδρά η κλινική σας μέσω της ροής εργασιών αποθήκης.

Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για:

• προμηθευτές που παραδίδουν απόθεμα στην κλινική σας
• πελάτες που αγοράζουν απόθεμα από την κλινική σας
• κατασκευαστές που συνδέονται με προϊόντα ή αλυσίδες εφοδιασμού
• διανομείς που εμπλέκονται σε παραδόσεις ή μεταπώληση
• άλλους επιχειρηματικούς εταίρους που συνδέονται με έγγραφα αποθήκης

Μόλις δημιουργηθεί ένας αντισυμβαλλόμενος, τα δεδομένα του μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν σε:

• Παραδόσεις
• Πωλήσεις
• έγγραφα που σχετίζονται με αποθήκη
• εσωτερικά αρχεία και αναφορές αποθέματος

Αυτό μειώνει την επαναλαμβανόμενη χειροκίνητη εισαγωγή και κάνει τα δεδομένα εγγράφων πιο αξιόπιστα.

Ποιες πληροφορίες μπορεί να περιλαμβάνει ένας αντισυμβαλλόμενος

Ανάλογα με τη ρύθμιση της αποθήκης σας, μια εγγραφή αντισυμβαλλόμενου μπορεί να περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα επιχειρηματικών στοιχείων.

Όνομα

Το νομικό ή εμπορικό όνομα της εταιρείας ή του επιχειρηματικού εταίρου.

Τύπος ή ρόλος

Ο ρόλος του αντισυμβαλλόμενου στη ροή εργασιών της αποθήκης σας.

Παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Προμηθευτής
• Πελάτης
• Κατασκευαστής
• Διανομέας
• Άλλος τύπος εταίρου

Ορισμένοι αντισυμβαλλόμενοι μπορεί να έχουν περισσότερους από έναν ρόλους ανάλογα με τον τρόπο που συνεργάζεστε μαζί τους.

ΑΦΜ

Ο αριθμός φορολογικού μητρώου της εταιρείας, εάν εφαρμόζεται.

Αυτό είναι χρήσιμο για έγγραφα αποθήκης που σχετίζονται με τιμολόγια και οικονομικές αναφορές.

Αριθμός μητρώου

Αριθμός επιχειρηματικής εγγραφής ή άλλο αναγνωριστικό εγγραφής εταιρείας, ανάλογα με τη χώρα και τον τύπο επιχείρησης.

Στοιχεία επικοινωνίας

Οι αντισυμβαλλόμενοι μπορεί να περιλαμβάνουν πληροφορίες επικοινωνίας όπως:

• πρόσωπο επικοινωνίας
• διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• αριθμός τηλεφώνου

Αυτό διευκολύνει την ομάδα σας να αναγνωρίσει ή να επικοινωνήσει με τη σωστή επιχειρηματική επαφή κατά την προετοιμασία παραδόσεων, πωλήσεων ή διορθώσεων αποθέματος.

Χώρα

Η χώρα όπου ο αντισυμβαλλόμενος είναι εγγεγραμμένος ή δραστηριοποιείται.

Προτιμώμενο νόμισμα

Το προεπιλεγμένο νόμισμα που χρησιμοποιείται συνήθως κατά τη συνεργασία με αυτόν τον αντισυμβαλλόμενο.

Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην τυποποίηση τιμολόγησης και δημιουργίας εγγράφων σε παραδόσεις ή πωλήσεις.

Διεύθυνση

Η εγγεγραμμένη ή λειτουργική επιχειρηματική διεύθυνση του αντισυμβαλλόμενου.

Καθεστώς ΦΠΑ

Πληροφορίες σχετικά με το εάν η εταιρεία είναι εγγεγραμμένη στο ΦΠΑ ή πώς πρέπει να αντιμετωπίζεται ο ΦΠΑ στα έγγραφα, ανάλογα με τη ροή εργασιών της επιχείρησής σας.

Σημειώσεις

Προαιρετικές εσωτερικές σημειώσεις που βοηθούν την ομάδα σας να κατανοήσει πώς πρέπει να χρησιμοποιείται ο αντισυμβαλλόμενος ή τυχόν σημαντικές λεπτομέρειες λειτουργίας που σχετίζονται με αυτόν τον εταίρο.

Δημιουργία νέου αντισυμβαλλόμενου

Για να προσθέσετε νέο επιχειρηματικό εταίρο:

1. Ανοίξτε τη σελίδα Αντισυμβαλλόμενοι.
2. Κάντε κλικ στο Προσθήκη Αντισυμβαλλόμενου.
3. Εισάγετε τα στοιχεία της εταιρείας ή του επιχειρηματικού εταίρου.
4. Επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο ή ρόλο.
5. Προσθέστε ΑΦΜ, αριθμό μητρώου, στοιχεία επικοινωνίας και άλλες σχετικές πληροφορίες.
6. Αποθηκεύστε την εγγραφή.

Μόλις δημιουργηθεί, ο αντισυμβαλλόμενος γίνεται διαθέσιμος για επαναχρησιμοποίηση σε λειτουργίες αποθήκης.

Χρήση αντισυμβαλλόμενων σε παραδόσεις

Οι αντισυμβαλλόμενοι είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι κατά τη δημιουργία παραδόσεων.

Για παράδειγμα, όταν απόθεμα λαμβάνεται από προμηθευτή, η παράδοση μπορεί να χρησιμοποιήσει μια υπάρχουσα εγγραφή αντισυμβαλλόμενου αντί να απαιτεί από τους χρήστες να εισάγουν τα στοιχεία του προμηθευτή χειροκίνητα κάθε φορά.

Αυτό βοηθά στη διατήρηση της συνέπειας των εγγράφων παράδοσης επαναχρησιμοποιώντας:

• όνομα προμηθευτή
• στοιχεία ΦΠΑ
• στοιχεία εγγραφής
• διεύθυνση
• πληροφορίες επικοινωνίας
• προτιμώμενο νόμισμα

Επίσης μειώνει τα λάθη που προκαλούνται από χειροκίνητη αντιγραφή.

Χρήση αντισυμβαλλόμενων σε πωλήσεις

Οι αντισυμβαλλόμενοι μπορούν επίσης να επαναχρησιμοποιηθούν σε πωλήσεις όταν απόθεμα πωλείται σε άλλη επιχείρηση ή οργανισμό.

Αντί να εισάγουν χειροκίνητα στοιχεία πελάτη για κάθε πώληση, οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν έναν υπάρχοντα αντισυμβαλλόμενο πελάτη και να επαναχρησιμοποιήσουν τις αποθηκευμένες επιχειρηματικές πληροφορίες.

Αυτό βοηθά στην τυποποίηση των εγγράφων πωλήσεων και κάνει τα αρχεία αποθήκης που σχετίζονται με πελάτες πιο εύκολα στη συντήρηση.

Γιατί οι αντισυμβαλλόμενοι βελτιώνουν την ποιότητα εγγράφων αποθήκης

Οι αντισυμβαλλόμενοι βελτιώνουν την ποιότητα των δεδομένων αποθήκης επειδή κεντράρουν πληροφορίες εταίρων σε ένα μέρος.

Αυτό βοηθά την κλινική σας να:

• αποφεύγει επαναλαμβανόμενη χειροκίνητη εισαγωγή
• μειώνει ασυνεπή ονόματα εταιρειών σε έγγραφα
• επαναχρησιμοποιεί σωστά στοιχεία ΦΠΑ και εγγραφής
• προετοιμάζει παραδόσεις και πωλήσεις γρηγορότερα
• διατηρεί καθαρότερα αρχεία προμηθευτών και πελατών
• κάνει τα έγγραφα αποθήκης πιο πλήρη και πιο εύκολα στην αναθεώρηση αργότερα

Στην πράξη, οι αντισυμβαλλόμενοι λειτουργούν ως κοινή πηγή αλήθειας για δεδομένα επιχειρηματικών εταίρων που χρησιμοποιούνται σε συναλλαγές αποθήκης.

Αναζήτηση και φιλτράρισμα αντισυμβαλλόμενων

Ανάλογα με τη ρύθμισή σας, η σελίδα Αντισυμβαλλόμενοι μπορεί να σάς επιτρέπει να αναζητάτε και να φιλτράρετε εγγραφές κατά:

• όνομα εταιρείας
• τύπο ή ρόλο
• κατάσταση
• κατάσταση αρχειοθέτησης

Αυτό είναι χρήσιμο όταν η κλινική σας συνεργάζεται με πολλούς προμηθευτές, πελάτες ή επιχειρηματικούς εταίρους και χρειάζεται να βρει γρήγορα τη σωστή εγγραφή.

Για παράδειγμα, οι χρήστες μπορεί να φιλτράρουν μόνο:

• προμηθευτές
• πελάτες
• ενεργούς αντισυμβαλλόμενους
• αρχειοθετημένους αντισυμβαλλόμενους

Ενεργοί και αρχειοθετημένοι αντισυμβαλλόμενοι

Ορισμένες ρυθμίσεις αποθήκης μπορεί να υποστηρίζουν διαφορετικές καταστάσεις εγγραφής, όπως ενεργοί και αρχειοθετημένοι αντισυμβαλλόμενοι.

Ενεργοί αντισυμβαλλόμενοι

Αυτοί είναι επιχειρηματικοί εταίροι που είναι αυτή τη στιγμή διαθέσιμοι για κανονική χρήση σε λειτουργίες αποθήκης όπως παραδόσεις και πωλήσεις.

Αρχειοθετημένοι αντισυμβαλλόμενοι

Οι αρχειοθετημένοι αντισυμβαλλόμενοι διατηρούνται στο σύστημα για ιστορικό και ιχνηλασιμότητα, αλλά μπορεί να μην χρησιμοποιούνται πλέον στις τρέχουσες ροές εργασιών ανάλογα με τη ρύθμισή σας.

Η αρχειοθέτηση μπορεί να είναι χρήσιμη όταν:

• ένας προμηθευτής δεν είναι πλέον ενεργός
• μια σχέση πελάτη έχει λήξει
• ένας διανομέας ή κατασκευαστής δεν χρησιμοποιείται πλέον
• παλαιές εγγραφές πρέπει να διατηρηθούν χωρίς να εμφανίζονται στην κύρια ενεργή λίστα

Αυτό διατηρεί τα δεδομένα αποθήκης καθαρά ενώ διατηρεί το ιστορικό εγγράφων.

Γιατί η σελίδα Αντισυμβαλλόμενοι είναι σημαντική

Η σελίδα Αντισυμβαλλόμενοι βοηθά την κλινική σας να:

• αποθηκεύει πληροφορίες προμηθευτών και πελατών σε ένα μέρος
• επαναχρησιμοποιεί δεδομένα εταίρων σε παραδόσεις, πωλήσεις και έγγραφα αποθήκης
• μειώνει την επαναλαμβανόμενη χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων
• διατηρεί πληροφορίες εταιρείας πιο δομημένες και συνεπείς
• βελτιώνει την ακρίβεια εγγράφων και την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα
• διατηρεί καλύτερα μακροπρόθεσμα αρχεία αποθήκης

Παρόλο που οι αντισυμβαλλόμενοι δεν αλλάζουν άμεσα ποσότητες αποθέματος, αποτελούν βασικό μέρος της ακριβούς τεκμηρίωσης αποθήκης και διαχείρισης εταίρων.

Βέλτιστες πρακτικές

Για να χρησιμοποιείτε τους Αντισυμβαλλόμενους πιο αποτελεσματικά:

• Δημιουργείτε εγγραφή αντισυμβαλλόμενου πριν χρησιμοποιήσετε την επιχείρηση σε παραδόσεις ή πωλήσεις
• Χρησιμοποιείτε συνεπή ονόματα εταιρειών για να αποφύγετε διπλότυπα
• Συμπληρώνετε προσεκτικά στοιχεία ΦΠΑ και εγγραφής όταν χρειάζονται για έγγραφα
• Προσθέτετε στοιχεία επικοινωνίας που είναι πράγματι χρήσιμα για το προσωπικό αποθήκης και διοίκησης
• Αρχειοθετείτε παλαιούς αντισυμβαλλόμενους αντί να τους διαγράφετε εάν συνδέονται ήδη με έγγραφα
• Αναθεωρείτε περιοδικά τα αρχεία προμηθευτών και πελατών για να τα διατηρείτε ενημερωμένα

Σημαντικές σημειώσεις

• Οι αντισυμβαλλόμενοι χρησιμοποιούνται για αποθήκευση δεδομένων επιχειρηματικών εταίρων, όχι για άμεση αλλαγή ποσοτήτων αποθέματος.
• Τα ακριβή διαθέσιμα πεδία μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τη διαμόρφωση της αποθήκης σας.
• Ορισμένοι αντισυμβαλλόμενοι μπορεί να εξυπηρετούν πολλούς ρόλους, όπως τόσο προμηθευτής όσο και διανομέας.